“Heyeti seçtik, işi onlar halleder.” Toplantılarda bu cümle sık kullanılıyor. Fakat “heyet” denilen kişilerin hangi yetkilere sahip olduğu ayrıca belirlenmeli. Kat Mülkiyeti Kanunu’nda kat malikleri kurulu ve yönetici düzenlenmiştir. 6306 sayılı Kanun kapsamındaki kentsel dönüşüm uygulamalarında ise kanuni karar ve çoğunluk kuralları geçerlidir. Maliklerin seçtiği “heyet”, sırf seçilmiş olduğu için maliklerin yerine sınırsız karar verme yetkisi kazanmaz. Heyetin yetkisi, kendisine verilen görev ve varsa vekâletin kapsamıyla sınırlıdır.
Yetki nereden gelir?
Heyetin görevi, maliklerin aldığı kararlar ve kendisine verilen temsil yetkisi çerçevesinde belirlenir. Müteahhitlerle ön görüşme yapmak, teklif toplamak ve proje seçeneklerini değerlendirmek için sınırlı bir temsil görevi verilebilir. Ancak sözleşme imzalama, taşınmazın devrini taahhüt etme veya malik adına bağlayıcı hukuki işlem yapma yetkileri ayrıca değerlendirilmelidir. İşlemin niteliğine göre gerekli vekâletname ve resmî şekil şartları da yerine getirilmelidir.
Uygulamada malikler, heyete çoğu zaman müteahhit seçme veya inşaat sözleşmesini imzalama yetkisi vermek yerine, inşaat sürecindeki belirli işlemleri takip etmek için yetki verir. Örneğin, sözleşmede kararlaştırılan aşamalar gerçekleştiğinde müteahhide bırakılacak bağımsız bölümlerin tapuda devri sırasında maliklerin her birinin şahsen işlem yapmasına gerek kalmaması için heyet üyelerine vekâlet verilebilir. Ancak bu yetkinin kapsamı, imzalanan vekâletnamenin içeriğine bağlıdır.
Bu nedenle vekâletname imzalanmadan önce hangi işlemlerin yapılabileceği, yetkinin hangi bağımsız bölümleri kapsadığı ve devir işleminin hangi koşullarda gerçekleştirilebileceği dikkatle incelenmelidir. Müteahhide yapılacak devirlerin inşaatın belirli aşamalarına bağlandığı durumlarda, bu koşulların sözleşmede nasıl düzenlendiği de kontrol edilmelidir. Heyete devir işlemi için yetki verilmesi, devir koşullarının gerçekleşip gerçekleşmediğine kendisinin sınırsız biçimde karar verebileceği anlamına gelmez.
Vekâletnamenin kapsamı ve geri alınma koşulları hukuki sonuç doğurabilir. Vekâletin geri alınması, daha önce usulüne uygun yapılmış işlemleri kendiliğinden ortadan kaldırmaz. Bu nedenle sözleşme ile vekâletnamenin birbiriyle uyumlu olması ve imzadan önce bir hukukçu tarafından incelenmesi önemlidir.
Müteahhit seçiminde şeffaflık neden önemli?
Heyeti seçmek, süreci tamamen ona bırakmak anlamına gelmez. Müteahhit arayışında hangi firmalarla görüşüldüğü, kaç teklif alındığı, tekliflerin hangi ölçütlere göre değerlendirildiği ve hangi nedenlerle bir firmanın öne çıktığı maliklerle düzenli olarak paylaşılmalıdır.
Teklifler yalnızca vaat edilen daire sayısına veya maliklere önerilen paylaşım oranına göre değerlendirilmemelidir. Teknik şartname, kullanılacak malzemeler, teslim süresi, sözleşme hükümleri gibi konular karşılaştırılmalıdır. Farklı tekliflerin aynı ölçütlerle değerlendirilmesi, maliklerin daha sağlıklı karar vermesini sağlar.
Malikler, heyetten belirli aralıklarla yazılı bilgilendirme istemeli; önemli görüşmelerin, teklif karşılaştırmalarının ve alınan kararların kayıt altına alınmasını sağlamalıdır. Böylece müteahhit seçimi birkaç kişinin kişisel değerlendirmesine bırakılmaz, maliklerin takip edebildiği ve denetleyebildiği bir süreç hâline gelir.
Heyet üyelerinin aday müteahhitlerle veya sürece dâhil olan diğer firmalarla kişisel ya da ticari ilişkileri varsa bu durumun maliklere açıklanması da şeffaflık açısından önemlidir. Değerlendirmeler kişisel ilişkilere değil, önceden belirlenmiş ölçütlere dayanmalıdır.
Heyet kaç kişiden oluşmalı, kararlar nasıl alınmalı?
Heyet oluşturulurken uygulamada eşitlik riskini azaltmak amacıyla tek sayıda üyeden oluşan bir yapı tercih edilebilir. Ancak tek sayıda üye seçmek tek başına yeterli değildir. Heyetin kendi içindeki kararların hangi çoğunlukla alınacağı, toplantıların nasıl yapılacağı ve kararların nasıl kayıt altına alınacağı en baştan belirlenmelidir.
Heyet üyelerinin görüş ayrılığı yaşadığı durumlarda kararın nasıl alınacağı da açık olmalıdır. Önemli kararların yazılı tutanağa bağlanması, maliklere düzenli bilgi verilmesi ve heyet üyelerinin görev sınırlarının belirlenmesi olası anlaşmazlıkların önüne geçebilir.
Unutulmamalıdır ki heyetin kendi içinde aldığı çoğunluk kararı, maliklerin ayrıca karar vermesi veya özel yetki vermesi gereken işlemlerde onların yerine geçmez. Tek sayılı heyet oluşturulması da kanuni bir zorunluluk değil, uygulamada karar alma sürecini kolaylaştırabilecek bir öneridir.
Çoğunluk nasıl hesaplanır?
6306 sayılı Kanun kapsamındaki riskli yapı süreçlerinde, kanunda ve Uygulama Yönetmeliği’nde belirtilen uygulama kararları için paydaşların arsa payları oranında salt çoğunluğu esas alınır. Ancak toplantıya çağrı, kararın belgelendirilmesi, kararın diğer maliklere bildirilmesi ve karara katılmayan maliklere ilişkin işlemler de güncel mevzuata uygun yürütülmelidir.
Buradaki ölçü kişi sayısı değil, arsa payı oranıdır. Örneğin, 10 daireli bir binada dört büyük dairenin arsa payı toplamı yüzde 55 ise bu dört malikin arsa payı toplamı yüzde 50’yi aşar. Ancak bu örnek, söz konusu çoğunluğun her tür kararda geçerli olduğu anlamına gelmez.
6306 sayılı Kanun kapsamı dışında kalan bir binada yeniden yapım veya esaslı işlem için uygulanacak karar yeter sayısı, yapılacak işlemin niteliğine göre Kat Mülkiyeti Kanunu ve diğer ilgili hükümlere göre ayrıca belirlenir. Kat Mülkiyeti Kanunu’ndaki kararlar için de tek bir genel çoğunluk yoktur; kararın türüne göre farklı toplantı ve karar yeter sayıları uygulanabilir.
6306 sayılı Kanun kapsamındaki kentsel dönüşüm kararları ile Kat Mülkiyeti Kanunu kapsamındaki kararların farklı kurallara tabi olabileceği unutulmamalıdır. Bu ayrım gözden kaçırılırsa toplantıda alınan kararın hukuki geçerliliği tartışma konusu olabilir.
Heyete yetki vermeden önce nelere dikkat edilmeli?
Heyetin görev tanımı yazılı olarak belirlenmeli; teklif toplama, müzakere yürütme, belge inceleme ve maliklere raporlama gibi görevlerle sözleşme imzalama veya bağlayıcı taahhütte bulunma yetkileri birbirinden ayrılmalıdır. Müteahhit seçimi sırasında tekliflerin karşılaştırılması, görüşmelerin kayıt altına alınması ve maliklerin düzenli bilgilendirilmesi sağlanmalıdır.
Malikler, heyetten düzenli bilgi isteme ve gerekli gördüklerinde heyetin görevini, temsil kapsamını veya üyelerini yeniden değerlendirme sürecini başlatma imkânına sahip olmalıdır. Bu işlemlerin usulü, verilmiş yetkiler ve uygulanacak hukuki düzenlemeler dikkate alınarak belirlenmelidir.
Binanızın 6306 sayılı Kanun kapsamındaki durumunu, uygulanacak karar çoğunluğunu ve güncel işlem usulünü Bakanlığın ilgili biriminden veya bu alanda çalışan bir hukukçudan teyit edin. Heyete yetki vermeden önce görev kapsamını, vekâlet sınırlarını ve karar alma usulünü yazılı olarak belirleyin.